• Die Beteiligten einigen sich auf eine einheitliche Projektmethode. Diese beinhaltet einheitliche Begriffe und Verfahren zum strukturierten Vorgehen innerhalb eines Projekts.
  • Die Informationen und Kommunikation im Projekt werden festgelegt und durch die Verwendung von standardisierten Templates (Dokumenten) unterstützt.
  • Jedes Projekt erzeugt ein oder mehrere Ergebnisse (Produkte). Diese Produkte sollen einen geschäftlichen Nutzen erzielen. Notwendigerweise besitzt jedes Projekt einen sogenannten Business Case, in dem die Gründe für das Projekt und der zu erwartende (finanzielle) Nutzen messbar beschrieben sind.
  • Der Business Case dient dem Lenkungsausschuss als wichtigstes Steuerungsinstrument im Projekt und erlaubt die regelmäßige Kontrolle, ob das Projekt noch den Nutzen erreichen kann und fortgeführt werden soll.
  • Produkte werden in sogenannten Produktbeschreibungen spezifiziert. In einer Produktbeschreibung sind nicht nur die Zusammensetzung eines Produkts, sondern vor allem die geforderten Produkteigenschaften (Qualitätskriterien) festgehalten.
  • Aus den Produktbeschreibungen werden Arbeitspakete für die Spezialisten und Maßnahmen zur Qualitätskontrolle (Inspektionen, Abnahmen, Teilabnahmen, etc.) abgeleitet. Produktbeschreibungen müssen vom Lenkungsausschuss, Arbeitspakete vom Projektmanager freigegeben werden.
  • Projekte werden in Managementphasen aufgeteilt. Diese Phasen laufen nacheinander ab und verfügen über ein begrenztes Budget. Der Lenkungsausschuss benutzt die Phasengrenzen als Kontrollpunkte, ob das Projekt noch auf Kurs ist und den wirtschaftlichen Nutzen voraussichtlich noch erbringt, und genehmigt die jeweils folgende Phase. Dies geschieht dann, wenn der Business Case nach wie vor erreichbar ist. In den Managementphasen laufen beliebige technische Phasen ab, in denen die eigentlichen Produkte erzeugt werden.

Geplant wird auf drei Ebenen:

  1. Der Projektplan (erste Ebene) zeigt auf, aus welchen Phasen das Projekt besteht, welches die Hauptprodukte sind, in welcher Phase sie erzeugt werden sollen, etc.
  2. Der Phasenplan (zweite Ebene) enthält die Detailplanung für die jeweilige Phase. Mit ihm wird die tägliche Steuerung des Projekts durchgeführt.
  3. Bei größeren Projekten werden darüber hinaus auch Teampläne (dritte Ebene) eingesetzt.
  • Der Phasenplan muss vor Beginn einer Phase vom Lenkungsausschuss abgezeichnet werden. Bei Abschluss einer Phase muss der Projektmanager dem Lenkungsausschuss einen Phasenabschlussbericht vorlegen, in dem festgestellt wird, ob das Projekt nach wie vor in der Lage ist, den Business Case zu erfüllen. Am Ende des Projekts werden ein Projektabschlussbericht, ein Erfahrungsbericht und Empfehlungen für Nachfolgeaktionen erstellt.
  • Zwischen Unternehmensmanagement und Lenkungsausschuss werden Projekttoleranzen definiert (Zeit, Geld, Umfang, Nutzen, Risiken, Produktqualität). Zwischen Lenkungsausschuss und Projektmanager werden Phasentoleranzen (für eine Management-Phase) definiert.
  • Der Projektmanager muss bei absehbarer Toleranzüberschreitung an den Lenkungsausschuss eskalieren. Die Toleranzen für die einzelnen Arbeitspakete werden vom Projektmanager an die Teammanager (oder Spezialisten) gegeben.
  • Die Organisationsstruktur des Projektmanagement-Teams wird festgelegt. Jede Rolle bekommt eine Rollendefinition, die abgezeichnet werden muss und in der die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten festgelegt werden.
  • Risiken werden in einem Risikoprotokoll geführt. Zu jedem Risiko muss es einen „Eigentümer“ geben, der sich im Verlauf des Projekts um das Risiko kümmert. Risiken werden im Rahmen der offenen Punkte behandelt und spätestens am Ende jeder Phase vom Lenkungsausschuss kontrolliert.
  • Change- und Konfigurationsmanagement werden vom Projektsupport gesteuert.

Der Aufbau der Methode ist wie folgt:

  • Basis von PRINCE2® bilden die sieben Prinzipien, die universell auf jedes Projekt anwendbar sind und sich über Jahre hinweg in der Praxis bewährt haben. Dies sind:

    • Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung,
    • Lernen aus Erfahrung,
    • Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten,
    • Steuern über Managementphasen,
    • Steuern nach dem Ausnahmeprinzip,
    • Produktorientierung und
    • Anpassen an die Projektumgebung.

    Die Anwendung dieser Prinzipien und nicht der Einsatz von Dokumenten und Prozessen bestimmt, ob ein Projekt nach PRINCE2® gemanagt wird oder nicht.
  • Die Prozesse spiegeln den chronologischen Ablauf eines Projekts wider. Es gibt einen Vorbereitungsprozess, der die Frage klärt, ob das Projekt überhaupt unternommen werden sollte, einen Initiierungsprozess, in dem das Projekt geplant wird, einen Steuerungsprozess für die Managementphasen, das Management der Produktherstellung und -auslieferung. Das Management der Phasenübergänge und der Projektabschluss werden ebenfalls durch detaillierte Prozesse beschrieben.
  • Die Themen entsprechen den klassischen Wissengebieten im Projektmanagement und beschreiben die Aspekte des Projektmanagements, die bei der Abwicklung eines Projekts kontinuierlich behandelt werden müssen. Diese sind: Business Case, Organisation, Qualität, Pläne, Risiken, Änderungen und Fortschritt.

PRINCE2® ist für Projekte jeder Größe, Komplexität, geographischen Lage oder Kultur und ungeachtet der Tatsache geeignet, ob das Projekt Teil eines Programms ist oder als Einzelprojekt gemanagt wird. Anpassung bezeichnet die angemessene Anwendung von PRINCE2® auf ein bestimmtes Projekt

  • Ein zentrales Dokument, das sogenannte Projektleitdokument, bildet zusammen mit dem Projektplan den „Projektvertrag“ und dient das gesamte Projekt über als zentrales Informations- und Steuerungsdokument und enthält alle relevanten Informationen. Kleine Projekte kommen mit diesem einen Dokument aus.
  • PRINCE2® besteht darauf, dass alle Arbeiten, aber auch alle Informationen gesichert werden. Der Lenkungsausschuss ist nicht nur eine Entscheidungsinstanz, sondern im eigenen Interesse vor allem eine Sicherungsinstanz. Die Aufgabe kann er an ein Sicherungsgremium delegieren, die Verantwortung für das Projekt bleibt aber jederzeit beim Lenkungsausschuss.