01.01.2009

Die J&M Management Consulting legt besonderen Wert auf die Qualität ihrer Projekte und die Ausrichtung auf den nachhaltigen Geschäftsnutzen beim Kunden. Deshalb suchte J&M nach einer bewährten, international anerkannten Methodik zum operativen Management der Projekte.

Die J&M Management Consulting AG steht seit ihrer Gründung im Jahre 1997 für exzellente Managementberatung mit innovativem IT-Consulting entlang der gesamten Wertschöpfungskette von Unternehmen. Die Hidden Champions Studie 2009 von Prof. Fink in Capital hat J&M als führende Management Beratung für Supply-Chain-Prozesse ausgezeichnet. Seit vielen Jahren ist J&M Management Consulting strategischer Beratungspartner der Branchen Chemieund Pharma, Konsumgüter & Handel, High-Tech & Electronics, Telekommunikation, Maschinen- und Anlagenbauund Automobilindustrie. Zu den Kunden von J&M Management gehören renommierte Unternehmen wie Audi, Bayer, Johnson & Johnson, Heidelberger Druck, OMV und Siemens. Das Unternehmen beschäftigt heute mehr als 200 Mitarbeiter und ist in den wichtigsten Industrieregionen der Welt tätig.

Besonderes Augenmerk legt J&M Management Consulting auf die Qualität der Projekte und die Ausrichtung auf den nachhaltigen Geschäftsnutzen beim Kunden, mittels des Projektmanagement-Frameworks »Project Success«. Um diesen Ansatz zu stützen suchte J&M nach einer bewährten, international anerkannten Methodik zum operativen Management der Projekte. Ein weiterer Grund für die Suche nach einer Projektmanagementmethode lag in der Tatsache begründet, dass J&M-Projekte die gesamte Bandbreite von Beratungsprojekten abdecken, von kurzen Strategieprojekten zur Verbesserung der Supply Chain bis hin zu mehrjährigen internationalen SAP-Implementierungsvorhaben. Der seit vielen Jahren anhaltende Wachstumskurs von J&M und die damit einhergehende stetig wachsende Anzahl von Mitarbeitern erforderte zudem einen optimierten projektübergreifenden Wissenstransfer und den Einsatz von international anerkannten Best Practices. »Unter der Prämisse der Effizienzsteigerung lag unser Ziel darin, Ergebnisse aus bereits erfolgreich durchgeführten Projekten einfach methodengestützt wiederverwenden zu können, um daraus für Folgeprojekte zu lernen. Um in Projekten erfolgreich handeln zu können, sahen wir es als wichtige Vorraussetzung an, dass alle Projektbeteiligten eine einheitliche, international anerkannte Projektmanagementsprache sprechen«, beschreibt Joachim Kohl, Leiter des Wissensmanagement bei J&M Management Consulting, die internen Überlegungen zur Weiterentwicklung des eigenen Projektmanagement-Frameworks

QRP: Managementmethoden nach Maß

Eine der wichtigsten Anforderungen an die Methode bestand in der Skalierbarkeit. »Die Methode musste auf jede Projektgröße, sowohl auf interne, als auch auf Kundenprojekte anzuwenden sein. Die Orientierung der Methode am Geschäftsnutzen und nicht an technischen Kriterien, war ebenfalls von höchster Bedeutung. Weiteres Kriterium war die Flexibilität, da sich die Rahmenbedingungen eines Kunden oftmals sehr schnell ändern können. Schließlich hat uns der praxisorientierte Ansatz von PRINCE2 überzeugt. Uns ging es um Inhalte und nicht um das starre Befolgen von vorgegebenen Prozessen um ihrer selbst Willen«, beschreibt Joachim Kohl den Entscheidungsprozess für die Projektmanagementmethode PRINCE2 und die QRP Management Methods International GmbH, die den Einführungsprozess erfolgreich gestaltet hat.

Die Implementierung von PRINCE2 verlief auf Wunsch von J&M Management Consulting in mehreren Phasen. In einem ersten Schritt wurden zunächst die Elemente der Methode eingeführt, die beschreiben, wie ein Projekt nach PRINCE2 aufgesetzt und beendet wird. Erst in der nachfolgenden Phase wurden die weiterführenden Elemente von PRINCE2, wie zum Beispiel das Qualitätsmanagement oder das Lernen aus Erfahrung (Learning Lessons) vertieft. »QRP hat bei der Implementierung sehr flexibel unterstützt. Zwar sind unsere Mitarbeiter alle projekterfahren, doch die Integration der Methode stellte eine Zusatzbelastung neben der alltäglichen Projektabwicklung dar. Durch die mehrstufige Vorgehensweise konnten wir den Komplexitätsgrad auf ein Mindestmaß reduzieren«, betont Joachim Kohl. »Das Entscheidende bei der Einführung einer Methode wie PRINCE2 in einem Unternehmen wie J&M Management Consulting ist die Akzeptanz durch die Menschen, die mit dieser Methode arbeiten sollen. Sie muss vor allem für die Anwender einen unmittelbaren Nutzen haben. Unsere Aufgabe ist es, die Methode praxisnah zu vermitteln und den Projektverantwortlichen diesen Mehrwert zu verdeutlichen« erklärt Martin Rother, QRP-Geschäftsführer und erster deutscher Trainer für PRINCE2.

QRP: Zuverlässiger Ansprechpartner auch nach dem Training

Dass ein so umfangreicher Eingriff in die täglichen Arbeitsprozesse der Projektverantwortlichen nicht sofort in Fleisch und Blut übergeht, liegt in der Natur der Sache. »Da die Methode skalierbar ist, kann das Phänomen auftreten, dass PRINCE2 zu klein gehalten wird. Das heißt, dass wichtige Schritte ausgelassen oder nur rudimentär angewendet werden. Die Folge ist das bloße Abarbeiten von Dokumenten, kein wirkliches Arbeiten mit der Methode«, berichtet Joachim Kohl. Um den Unternehmenserfolg nachhaltig zu sichern, stehen die QRP-Trainer auch nach der eigentlichen Implementierung beratend zur Verfügung. So ist man bei J&M Management Consulting dazu übergegangen, PRINCE2 nicht dokumentenorientiert anzuwenden, sondern prinzipienorientiert. Das bedeutet, dass es zum Beispiel kein verpflichtendes Template innerhalb der Methode gibt, sondern nur bestimmte Informationslinien, die eingehalten werden müssen. Dadurch genießen die Projektverantwortlichen ein Höchstmaß an Entscheidungsfreiheit innerhalb der Methode, solange Grundregeln wie ergebnisorientiertes Planen und das Sicherstellen der mit dem Kunden vereinbarten Qualität gewährleistet sind. Regelmäßige interne Projektreviews unterstützen die Projektleiter zusätzlich in der effizienten Anwendung der Methode. »Es hat sich gezeigt, dass die begleitende Unterstützung im laufenden Betrieb die besten Ergebnisse erzielt. Oftmals tauchen nach der erstmaligen Praxisanwendung einer Methode Fragen auf, die schnell und sicher beantwortet werden müssen«, berichtet Martin Rother.

Schneller, effizienter und flexibler dank PRINCE2

Bereits wenige Monate nach Einführung von PRINCE2 bei J&M Management Consulting belegen erste Beispiele, dass die Integration der Methode in Project Success von den Mitarbeitern angenommen wird und die erhofften positiven Effekte hervorbringt. »Wir haben ein Projekt mit einem jungen Projektleiter besetzt, der neu zu uns gestoßen ist. Durch die vorgegebenen PRINCE2-Strukturen konnte er sich schnell und effektiv einarbeiten. Die effiziente Projektabwicklung hat maßgeblich zum Projekterfolg beigetragen. Das im vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmen durchgeführte Projekt resultierte in einem unmittelbaren Folgeauftrag«, erzählt Joachim Kohl. Darüber hinaus, so Kohl, können Projekte nun noch schneller aufgesetzt werden, da in der J&M Knowledge Base auf die Ergebnisse von bereits erfolgreich abgewickelten Projekten nach PRINCE2-Standard zurückgegriffen werden kann. Durch diesen standardisierten Wissenstransfer und die einheitliche Projektkommunikation ist man bei J&M nun in der Lage noch schneller und flexibler auf Kundenwünsche zu reagieren. Das bietet entscheidende Vorteile gegenüber dem Wettbewerb. »Wir haben nach kurzer Zeit ein Stadium erreicht, dass wir von Push zu Pull übergehen können. Nach der Phase der Implementierung und des Investments zeigen sich jetzt mehr und mehr der große Nutzen und die Vorteile von PRINCE2«, so das Fazit von Kohl. »Am wichtigsten ist aber, dass uns QRP mit Prince2 eine Methode bietet, die es uns ermöglicht, Projekte nicht nur zu verwalten, sondern sicherzustellen, dass der Kunde mit ihnen nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg erreicht.«

»QRP stand uns während der gesamten Implementierungsphase von PRINCE2 und darüber hinaus als zuverlässiger und flexibler Partner zur Seite. Der Qualitätsanspruch von QRP, das große fachliche Know-how und nicht zuletzt das anwenderbezogene Training in der Methode PRINCE2 haben uns überzeugt.«

Joachim Kohl, Leiter Wissensmanagement, J&M Management Consulting AG.